Integritetspolicy (Gäldenärer)

1. Vad är en integritetspolicy?

1.1. I vår integritetspolicy förklarar vi vem som ansvarar för den personuppgiftsbehandling som sker hos oss. Vi beskriver också vilka personuppgifter om dig som behandlas när vi får uppgifter om dig eller när du i olika situationer lämnar uppgifter till oss, hur vi behandlar personuppgifterna, varför vi gör det och med vilket lagstöd som vi motiverar behandlingen. Vi berättar också vilka utomstående parter som kan komma att hantera personuppgifter om dig. Du får dessutom information om dina rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter och om hur du kan gå tillväga för att utöva dina rättigheter.

1.2. Vi kommer bara att behandla de personuppgifter om dig som är nödvändiga för de ändamål som anges i denna integritetspolicy. Vi har rutiner för hur vi lagrar och avidentifierar personuppgifter i syfte att löpande se till att dina personuppgifter alltid ska vara riktiga och relevanta. Mer om hur behandlingen går till och vilka uppgifter som behandlas kan du läsa om nedan.

2. Viktiga begrepp

2.1. Här förklaras några viktiga begrepp som kan vara bra att kunna för att förstå vår integritetspolicy:

a. ”Personuppgifter” betyder alla uppgifter som avser en fysisk person som direkt eller indirekt kan identifieras med hjälp av uppgiften; exempelvis ett namn, ett identifikationsnummer såsom t ex personnummer, bandat telefonsamtal, lokaliseringsuppgift, onlineidentifikatorer såsom t ex en IP-adress eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens identitet.

b. ”Behandling” betyder en åtgärd eller kombination av åtgärder som vidtas med personuppgifter; exempelvis insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

c. ”Personuppgiftsansvarig” är den som ensam eller tillsammans med annan bestämmer ändamål och medel för behandlingen av personuppgifterna samt ansvarar för behandlingen sker i enlighet med tillämpliga dataskyddsbestämmelser.

d. ”Dataskyddsbestämmelserna” GDPR står för General Data Protection Regulation (Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG) och är en europeisk dataskyddsförordning vilken blev direkt tillämplig 25 maj 2018 för samtliga medlemsländer, men även för de länder som på något sätt behandlar personuppgifter tillhörande en fysisk person i EU/ES. GDPR har till syfte att skydda fysiska personers personuppgifter. I tillägg till den nämnda förordningen har Finland även stiftat kompletterande lagstiftning *-(Tietosuojalaki 5.12.2018/1050) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). När vi nämner ”dataskyddsbestämmelserna” i denna integritetspolicy refererar vi till båda de ovan nämnda bestämmelserna.

3. Vem ansvarar för behandlingen och säkerställer ni att personuppgifterna hanteras säkert?

3.1. Axactor Finland Oy med FO-nummer 1606758-4 är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter i de fall vi utför uppdragsinkasso, d.v.s. när vi har fått i uppdrag av borgenären för vilken har en fordran mot dig och när vi utför inkassoverksamhet för våra egenägda fordringar. I den här texten kallas Axactor Finland Oy ”vi” och du som är gäldenär, det vill säga den som ett inkasso- eller bevakningsuppdrag riktas mot, ”du”.

3.2. Vi är skyldiga att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och att kunna visa att vår behandling sker i enlighet med dataskyddsbestämmelserna. Vi har genomfört flera lämpliga åtgärder för att säkerställa att obehöriga inte får tillgång till dina personuppgifter.

4. Varifrån vi samlar in dina personuppgifter

4.1. Uppgifterna hämtas in, för det fall vi utför uppdragsinkasso, från vår uppdragsgivare som är borgenär, det vill säga den som är fordringsägare för den fordran som inkassouppdraget avser. För det fall vi övertagit fordran och därmed blivit ny borgenär hämtas uppgifterna från den tidigare borgenären som haft en fordran mot dig eller från det inkassobolag som utfört uppdragsinkasso för den tidigare borgenären avseende den fordran vi övertagit. Personuppgifter hämtas även av dig vid de kontakter du kan komma att ha med oss, från ditt eventuella ombud som företräder dig i det ärende du har hos oss, kreditupplysningsföretag och delgivningsföretag, samt från domstolar och myndigheter (PRH, YTJ, Skatteverket, Socialmyndigheterna, ekonomi- och skuldrådgivning, Fpa. Rättsregistercentralen, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata)

5. Anledningarna till vår behandling av dina personuppgifter

5.1. Vi behandlar dina personuppgifter för att på ett effektivt sätt kunna utföra vårt uppdrag och verksamhet i övrigt. Vi behandlar personuppgifter om dig för att kunna handlägga och fatta beslut i inkasso- och/eller bevakningsärenden mot dig i syfte att driva in den skuld du är skyldig oss eller vår uppdragsgivare och för att kunna bedriva vår verksamhet i övrigt. Vi kan även behandla vissa av dina personuppgifter för att värdera en fordran om vi överväger att köpa den. Ovan beskrivning är alltså ändamålen och syftet med vår behandling av dina personuppgifter.

6. Vilka personuppgifter vi behandlar om dig

6.1. De personuppgifter vi behandlar om dig är bland annat uppgifter om vem du är, dina kontaktuppgifter, uppgifter om din ekonomiska situation och betalningshistorik samt uppgifter om vidtagna inkassoåtgärder och resultatet av sådana åtgärder. Nedan beskriver vi vilka personuppgifter vi behandlar om dig lite mer ingående.

a. Namn, personnummer och kontaktuppgifter. Vi behandlar personuppgifter som ditt namn och personnummer/samordningsnummer, olika slags kund- och abonnentnummer kopplade till enskilda inkasso- och bevakningsuppdrag, samt dina kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer, e-postadresser och uppgifter om och adresser till din arbetsplats, det sistnämnda bara när det behövs för att du skall kunna delges.

b. Uppgifter om fordringen och betalningar. Vi behandlar personuppgifter som är kopplade till de inkasso- och bevakningsuppdrag vi handlägger mot dig eller som på annat sätt har med fordringen att göra och som behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag; i normalfallet uppgifter om fakturan eller fordringen som ska drivas in, uppgifter om vad fordringen grundas på, i förekommande fall uppgift om leverans- och fakturaadresser samt uppgift om hur och varifrån beställning skett (såsom exempelvis uppgift om IP-adress vid nätbeställningar) Därutöver behandlar vi uppgifter om såväl debiteringar och krediteringar (exempelvis returer) med specifikationer, samt uppgifter om eventuella säkerheter och betalningar.

c. Uppgifter om ekonomiska förhållanden m.m. Vi behandlar personuppgifter om dina ekonomiska förhållanden och andra förhållanden som är av betydelse för bedömning av din betalningsförmåga och annan fullgörelseförmåga samt, i förekommande fall, för ianspråktagande av säkerheter och dylikt om sådana finns. Om vi anser det nödvändigt för att kunna fatta beslut om hur ditt inkasso- eller bevakningsärende ska handläggas eller för värdering av en fordran behandlar vi uppgifter om taxerad inkomst, skuldförhållanden, utmätning, arbetsgivare, förekomsten av utmätningsbar egendom och andra uppgifter som hämtas från Kronofogdemyndighetens- och andra myndigheters register. Om det är relevant för beräkning av din betalningsförmåga kan även uppgifter om civilstånd och familjeförhållanden behandlas.

I ärenden där du sökt eller beviljats skuldsanering behandlar vi dessutom de uppgifter som framgår av skuldsaneringsbeslutet och uppgifter om din betalningsplan och dina betalningar.

d. Uppgifter om fällande domar i brottmål. Uppgifter om fällande domar i brottmål behandlas bara när behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras i ett enskilt fall, vilket i vår inkassoverksamhet är om vårt uppdrag består i att inkassera skadestånd på grund av brott alternativt för att kunna bedöma betalningsskyldighet vid bedrägeribrott där vi, eller vår uppdragsgivare har en fordran.

e. Uppgifter vi måste behandla enligt lag. Därutöver kan vi komma att behandla dina personuppgifter för att fullgöra lagliga skyldigheter, exempelvis bokföringsskyldighet, och då de personuppgifter som framgår av lag.

f. Övriga uppgifter. Lämnar du själv någon uppgift till oss som inte är av någon av de typer som anges ovan kommer vi att även behandla denna uppgift om vi bedömer den nödvändig och relevant för fullgörande av vårt inkasso- eller bevakningsuppdrag. I vissa situationer som skall alltid informeras till dig, vi bandar telofonsamtalet. Det gör vi för att förbättra vår kundtjänsten. Även du har alltid rättighet att förbjuda det och vi skall genast radera bandning.

6.2. Enligt dataskyddsbestämmelserna är behandling av personuppgifter som rör din hälsa en särskild kategori av personuppgifter som ska behandlas mer försiktigt än andra personuppgifter. I vår inkassoverksamhet behandlar vi sådana uppgifter bara när behandlingen är nödvändig för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras; exempelvis vid krav som avser sjukvårdskostnader eller där en hälsouppgift i annat fall har betydelse för det enskilda inkassoärendet.

Vi kan också behandla uppgifter om din hälsa, exempelvis att du inte kan betala på grund av sjukdom eller funktionsnedsättning, om du själv lämnar uppgiften till oss och samtycker till att den behandlas av oss.

7. De rättsliga grunderna för vår behandling av personuppgifterna

7.1. Dataskyddsbestämmelserna ger oss endast möjlighet att behandla dina personuppgifter i den utsträckning som vi har en grund för behandlingen. Vår behandling av dina personuppgifter baseras på ett eller flera av följande grunder:

a. Avtal. För det fall vi skulle köpa en fordran av en tidigare borgenär behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra det avtal den tidigare borgenären och du tecknat som vi därmed övertagit.

b. Berättigat intresse. När vi behandlar uppgifter om en fordran som vi överväger att köpa behandlas personuppgifterna med stöd av en så kallad intresseavvägning där vi bedömt att vårt intresse av att kunna värdera fordran väger över ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas. Om vi sedan köper fordran behandlas uppgifterna istället för inkasseringsändamål och för att fullgöra det avtal med dig som vi därmed tagit över. Vidare kan dina personuppgifter behandlas genom denna grund på grund av att kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk som du har mot oss.

c. Rättslig förpliktelse. Dina personuppgifter kan också behandlas för att och för att uppfylla skyldigheter vi har enligt lag; exempelvis för att vi ska kunna fullgöra bokföringsskyldighet eller för att vi ska kunna vidta åtgärder i enlighet med lagstiftningen mot penningtvätt samt för att vi ska kunna förse tillsynsmyndigheter med information.

d. Samtycke. Vi kan också behandla dina personuppgifter (t.ex. hälsa) på grund av att du frivilligt lämnar uppgifter till oss som inte är nödvändiga för att för att rättsliga anspråk ska kunna fastställas, göras gällande eller försvaras, kan vi behandla sådana uppgifter om du samtycker till behandlingen.

7.2. Som vi har angett ovan behandlar vi vissa av dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. Intresseavvägningen innebär att vi gör en avvägning genom vilket vi har bedömt att vårt berättigade intresse av att utföra behandlingen väger tyngre än ditt intresse av att vi inte behandlar dina personuppgifter. Vad som är vårt berättigade intresse framgår ovan. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finner du under ”Kontakta oss gärna”.

8. Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

8.1. Dina personuppgifter behandlas under den tid som krävs för inkassoverksamheten och för inkasso- eller bevakningsuppdragets genomförande. Avseende pågående och avslutade inkassoärenden följer vi Dataombudsmannens riktlinjer som innebär att uppgifterna ska lagras under hela tiden som inkassoärendet är aktivt och än tillämpligt tid för att kunna möjliggöra inspektion. Olika lagar kräver att lagra personupgifter en viss tid.

8.2. Alla uppgifter som rör inkassoärenden psudonymiseras efter 3 månader och raderas eller anonymiserast efter 6 år efter avslutat ärende eller slutfört uppdrag.

8.3. När vi behandlar dina personuppgifter för att värdera en fordran som vi överväger att köpa behandlas uppgifterna under tiden värderingen pågår och tills det står klart om vi får köpa fordran eller inte.

8.4. Särskilda kategorier av personuppgifter så som din hälsa som du frivilligt lämnat till oss och som du samtyckt till att vi behandlar kommer att behandlas så länge som uppgifterna behövs för sitt syfte, dock alltid längst till och med att du återkallar ditt samtycke eller tills de inte behövs för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; under alla omständigheten som längst 6 år efter avslutat ärende eller slutfört inkassouppdrag.

8.5. Behandlingen av anonymiserade data, d.v.s. uppgifter som inte kan kopplas direkt eller indirekt till en fysisk person, omfattas inte av de begränsningar som beskrivs i denna integritetspolicy.

9. Vem kan dina uppgifter komma att lämnas ut till?

9.1. De personuppgifter vi behandlar om dig kommer huvudsakligen att behandlas internt inom Axactor och av bolag i samma koncern som oss, men kan lämnas ut till vår uppdragsgivare, samt i relevanta delar till våra leverantörer såsom kreditinformationsföretag, utlandsinkassobolag, delgivningsföretag, post- och printföretag och andra som medverkar till vår tjänsteleverans, liksom till jurister som företräder oss, till myndigheter och domstolar.

9.2. Om vi använder en leverantör för att behandla dina personuppgifter för oss, ser vi i tillämpliga fall, till att vi har ingått ett så kallat dataskyddsavtal med dem så att vi kan säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt. Om du vill veta mer om vilka personuppgiftsbiträden vi använder för att behandla dina personuppgifter ber vi dig att kontakta oss.

10. Var lagras dina personuppgifter?

10.1. Eftersom vi ingår i Axactor-gruppen kan vi överföra dina personuppgifter till ett annat land. Dina personuppgifter lagras huvudsakligen i IT-infrastruktur hos oss eller som tillhandahålls av ett av våra personuppgiftsbiträden. I de fall dina personuppgifter överförs till ett annat land ser vi till att det finns lämpliga skyddsåtgärder för att följa dataskyddsbestämmelserna.

10.2. Personuppgifterna kommer i regel att hanteras och lagras inom EU/EES. Dina personuppgifter kan dock komma att överföras utanför EU/EES för det fall du skulle flytta utomlands och vi skulle behöva anlita ett utlandsinkassobolag utanför EU/EES för att driva in den skuld du har till oss eller till vår uppdragsgivare. Vi använder även tredjepartsleverantörer utanför EU/EES som kan komma åt dina uppgifter, inklusive men inte begränsat till USA. Vi kommer aldrig att överföra dina personuppgifter utanför EU/EES utan att garantera säkerheten och skyddet av dina personuppgifter. Därför ser vi till att alla mottagare har undertecknat EU:s standardklausuler för att motivera överföringen och att det aktuella landet garanterar ett tillfredsställande skydd enligt dataskyddsbestämmelserna. Vi kan även komma att överföra dina personuppgifter om det krävs enligt lag.

11. Är du föremål för profilering och automatiserade beslut?

11.1. Med profilering avses automatisk behandling av personuppgifter som används för att bedöma vissa personliga egenskaper hos en fysisk person, i synnerhet för att analysera eller förutsäga exempelvis dennes ekonomiska situation, personliga referenser, intressen och vistelseort.

11.2. Några automatiserade beslut med rättsliga följder eller som i betydande grad påverkar dig omfattas inte i vår verksamhet. I vår inkassoverksamhet används förvisso automatiserade processer med inslag av profilering. Dessa processer förändrar dock inte din rättsliga ställning utan används istället för att bedöma om mindre ingripande inkassoåtgärd ska vidtas eller inte. Våra processer är nödvändiga för att vi på ett effektivt sätt skall kunna utföra vårt uppdrag och vår verksamhet i övrigt. Därmed är du inte föremål för profilering eller automatiska beslut som avses i enlighet med dataskyddsbestämmelserna.

12. Dina rättigheter

12.1. Du har vissa rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter, dessa beskrivs närmare nedan. För att utöva dina rättigheter eller ställa eventuella frågor om dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss via de kontaktuppgifter som är angivna under ”Kontakta oss gärna”.

a. Tillgång. Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och om vi gör det har du även rätt att få information om hur vi behandlar desamma och få en kopia av dina personuppgifter. Mer detaljerat innebär det att du har rätt att få information om varför vi behandlar dina personuppgifter och hur vi gjort en eventuell intresseavvägning för att behandla dina personuppgifter, vilka kategorier av dina personuppgifter vi behandlar, vilka vi delar dina personuppgifter med, hur länge vi lagrar dina personuppgifter och kriterier för att föra bedömningen av lagringstiden, vilka rättigheter du har, från vilka vi erhåller dina personuppgifter från (om vi inte har fått dem från dig) samt om behandlingen av dina personuppgifter inkluderar någon automatisk beslutsfattning, s.k. profilering samt om dina personuppgifter har lämnats till en land utanför EU/EES samt hur vi i dessa fall säkerställer tillfredsställande säkerhet av dina personuppgifter. För eventuella ytterligare kopior, utöver den du har rätt att få kostnadsfritt, kommer vi dock att ta ut en administrativ avgift som motsvarar de kostnader vi har för att ta fram och lämna ut de ytterligare kopiorna till dig.

b. Rättelse. Du har rätt till rättelse av eventuella felaktiga personuppgifter som rör dig och att be oss komplettera ofullständiga personuppgifter.

c. Radering (rätten att bli bortglömd). Du har under vissa förutsättningar rätt att begära radering av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in eller behandlats för eller om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.

d. Begränsning. Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de endast behandlas för vissa avgränsade syften. Om du exempelvis anser att de personuppgifter vi behandlar är felaktiga och begär rättelse kan du också begära att behandlingen begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. Detsamma gäller om du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara dina rättsliga anspråk. Du kan då begära att behandlingen begränsas genom att uppgifterna exempelvis inte skall raderas.

e. Invändning. Du har rätt att invända mot den behandling som sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller med stöd av att vi har ett berättigat intresse (intresseavvägning) att behandla personuppgifterna. I vissa fall har du dock inte rätt att invända mot en behandling som grundar sig på en intresseavvägning, (t.ex. eftersom vi måste lagra dina personuppgifter). Så är fallet om vi kan uppvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Om du gör en invändning kommer vi att pröva den mot de skäl vi har att fortsätta behandla dina personuppgifter.

f. Dataportabilitet. Du har rätt att få dina personuppgifter, som du lämnat till oss för behandling baserat på samtycke eller för att fullgöra ett avtal, skickade till dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format. Du har också rätt att begära överföring av denna information till annan personuppgiftsansvarig.

g. Rätt att återkalla samtycke. För personuppgifter som du kan ha lämnat frivilligt (t.ex. om din hälsa) och där du samtyckt till vår behandling av uppgifterna har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Uppgifterna kommer då inte längre att behandlas om de inte behövs för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk eller om det inte finns en laglig skyldighet att lagra uppgifterna. I så fall kommer de, efter att ditt samtycke tagits tillbaka, bara att behandlas för dessa ändamål.

h. Lämna klagomål. Du har även rätt att lämna klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter, se mer om detta under ”Din rätt att lämna klagomål”.

13. Din rätt att lämna klagomål

13.1. På Axactor Finland Oy, med FO-nummer 1606758-4, tar vi din integritet på allvar. Vi är därför mycket måna om att dina personuppgifter alltid ska behandlas på ett korrekt och säkert sätt. Har du några synpunkter på vår personuppgiftshantering är du välkommen att kontakta oss

13.2. Anser du att vår personuppgiftsbehandling är felaktig har du rätt att skicka in ett klagomål till Dataombudsmannes byrå, som är tillsynsmyndighet i Finland. Mer information finns på https://tietosuoja.fi/.

14. Kontakta oss gärna

14.1. Om du vill utnyttja dina rättigheter beskrivna ovan eller skulle ha några ytterligare frågor kring hur vi behandlar dina personuppgifter ber vi dig att ta kontakt med oss (Axactor Finland Oy, organisationsnummer 1606758-4) enligt nedan:

a. Post. Axactor Finland Oy, Att: Tietosuoja, Porkkalankatu 20 aA, 00180 Helsinki.

b. Telefon. Du når vår kundtjänstkundservice på telefon +358 14 362 3300.

c. E-post. Du når kundservice på palvelu@axactor.fi.

d. DPO Petri Anttila petri.anttila@axactor.com.

14.2. Tänk på att e-post kan vara föremål för obehörig avlyssning, obehöriga tillägg och förändringar, datavirus, eller andra typer av manipulation. Innan du skickar konfidentiell information till oss bör du noga överväga de risker som är förknippade med att skicka känslig information per e-post.

15. Ändring av denna integritetspolicy

15.1. Om du vill utnyttja dina rättigheter beskrivna ovan eller skulle ha några ytterligare frågor kring hur vi behandlar dina personuppgifter ber vi dig att ta kontakt med oss (Axactor Finland Oy).

15.2. Vi utvecklar ständigt våra tjänster. Vi kan därför från tid till annan behöva uppdatera vår integritetspolicy. Alla ändringar av denna integritetspolicy kommer att finnas tillgänglig på vår hemsida, www.axactor.com/fi.

Denna integritetspolicy fastställdes av Axactor Finland Oy 15.10.2020