Tietosuojaseloste (yleinen)

1. Mikä on tietosuojaseloste?

1.1 Tietosuojaselosteessamme kerrotaan, kuka on vastuussa organisaatiossamme tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä. Siinä myös kuvataan, mitä henkilötietoja käsitellään, kun vastaanotamme sinua koskevia tietoja tai kun toimitat meille tietoja eri tilanteissa, kuinka henkilötietoja käsitellään, miksi niitä käsitellään ja mihin oikeusperusteeseen käsittely perustuu. Lisäksi tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitkä kolmannet osapuolet saattavat käsitellä sinua koskevia henkilötietoja. Saat myös tietoa oikeuksistasi, jotka liittyvät suorittamaamme henkilötietojen käsittelyyn, ja siitä, kuinka toimia, kun haluat käyttää oikeuksiasi.

1.2 Käsittelemme vain niitä henkilötietojasi, jotka ovat välttämättömiä tässä tietosuojaselosteessa määritettyjen tarkoitusten kannalta. Käytämme menettelyjä, joissa kuvataan, kuinka säilytämme ja anonymisoimme henkilötiedot, jotta voidaan jatkuvasti varmistaa, että henkilötietosi ovat aina oikeat ja tarkoituksenmukaiset. Jäljempänä on lisätietoa siitä, kuinka käsittely tapahtuu ja mitä tietoja käsitellään.

2. Keskeisiä käsitteitä

2.1 Seuraavassa on selitetty muutamia tärkeitä käsitteitä, jotka on hyödyllistä tuntea, jotta ymmärrät tietosuojaselosteen:

a. ”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia tietoja, jotka liittyvät luonnolliseen henkilöön, joka voidaan tunnistaa suoraan tai epäsuorasti näiden tietojen avulla; näitä ovat esimerkiksi nimi, tunnistenumero, kuten henkilötunnus, paikkatiedot, verkkotunniste, kuten IP-osoite, sekä yksi tai useampia tekijöitä, jotka koskevat nimenomaisesti tämän luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä.

b. ”Käsittelyllä” tarkoitetaan henkilötietoja koskevaa toimenpidettä tai toimenpiteiden yhdistelmää, joita ovat esimerkiksi keruu, rekisteröinti, organisointi, jäsentely, säilytys, käsittely tai muokkaus, tuottaminen, lukeminen, käyttö, luovutus tietojen siirtämisen avulla, levitys tai muu toimittaminen, säätäminen tai yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai hävittäminen.

c. ”Rekisterinpitäjä” on taho, joka joko yksin tai yhdessä toisen tahon kanssa määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot ja joka vastaa sen varmistamisesta, että käsittely tapahtuu sovellettavien tietosuoja-asetusten mukaisesti.

d. ”Tietosuoja-asetukset”: Yleisellä tietosuoja-asetuksella tarkoitetaan luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta 27. päivänä huhtikuuta 2016 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679, joka on eurooppalainen tietosuoja-asetus, joka tuli 25. toukokuuta 2018 suoraan sovellettavaksi kaikissa jäsenvaltioissa sekä kaikissa maissa, joissa käsitellään jollakin tavoin EU:ssa/ETA:ssa olevalle luonnolliselle henkilölle kuuluvia henkilötietoja. Yleisen tietosuoja-asetuksen tarkoituksena on luonnollisten henkilöiden henkilötietojen suojelu. Edellä mainitun asetuksen lisäksi Suomessa on myös pantu täytäntöön täydentävää lainsäädäntöä (Tietosuojalaki (1050/2018) EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen täydentävistä säännöksistä). Kun tässä tietosuojaselosteessa viitataan ”tietosuoja-asetuksiin”, tarkoitetaan molempia edellä mainittuja säädöksiä.

3. Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä ja takaatteko sen, että henkilötietoja käsitellään tietoturvallisella tavalla?

3.1 Axactor Finland Oy (y-tunnus 1606758-4) on henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä tietyissä tapauksissa, viestinnässä ja seuraaviin rekisteröityihin liittyen:

a. Mahdollisen, nykyisen tai entisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustaja;

b. Valtion viraston edustaja;

c. Työnhakija; tai

d. Kuka tahansa muu, esimerkiksi sivustollamme vierailija, velallisen edustaja tai jonkun työntekijämme lähisukulainen.

Tässä tekstissä ilmaisulla ”me” viitataan Axactor Finland Oy:öön ja ilmaisulla ”sinä” viitataan yllä mainittuihin rekisteröityihin.

3.2 Me olemme velvollisia suorittamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet sen varmistamiseksi ja osoittamiseksi, että käsittelytoimemme tehdään tietosuoja-asetusten mukaisesti. Olemme suorittaneet monia asianmukaisia toimenpiteitä sen takaamiseksi, että luvattomien tahojen pääsy henkilötietoihisi estetään.

4. Lähteet, joista keräämme henkilötietojasi

4.1 Jos edustat mahdollista, nykyistä tai entistä asiakasta, liikekumppania tai toimittajaa

Saamme henkilötietosi pääasiassa suoraan sinulta tai edustamaltasi yritykseltä tai organisaatiolta, jos olet yhteydessä meihin yrityksesi tai organisaatiosi puolesta tai jos työnantajasi on nimittänyt sinut edustamasi yrityksen tai organisaation edustajaksi. Voimme myös saada henkilötietosi Axactor-konserniin kuuluvilta yrityksiltä. Jos uskomme sinun edustavan mahdollista asiakasta, voimme myös saada henkilötietosi internetistä, julkisista rekistereistä tai sosiaalisesta mediasta. Jos olet vuorovaikutuksessa kanssamme sivustomme kautta, voimme saada henkilötietosi sieltä.

4.2 Jos edustat valtion virastoa

Jos edustat valtion virastoa, saamme henkilötietosi pääasiassa silloin, kun otat meihin yhteyttä työsi puitteissa. Voimme myös saada henkilötietosi edustamasi valtion viraston sivustolta tai vastatessasi meille edustamasi viraston kanssa käsittelemäämme tapaukseen liittyen. Voimme myös saada henkilötietosi henkilöltä, joka on ollut sinuun yhteydessä itseensä liittyvässä asiassa, jossa mekin olemme osallisena.

4.3 Jos olet työnhakija

Meillä on pääsy henkilötietoihisi pääasiassa siksi, että haet meiltä töitä jonkun työntekijämme, yleisen sähköpostiosoitteemme tai rekrytointiyrityksen kautta. Huomaa, että me emme aina ole henkilötietojesi rekisterinpitäjä, jos saamme pääsyn henkilötietoihisi palkattuamme rekrytointiyrityksen täyttämään työpaikan, josta olemme ilmoittaneet. Tällaisessa tapauksessa rekisterinpitäjänä toimii rekrytointiyritys. Voimme myös saada pääsyn henkilötietoihisi toimittajiemme kautta, jotka tarjoavat persoonallisuus- tai pätevyystestauspalveluita, tai antamasi suosittelijan kautta. ilmoitathan aina erikseen, jos et toivo, että olemme yhteydessä antamiisi suosittelijoihin.

4.4 Jos olet joku muu, kuten sivustollamme vierailija tai jonkun työntekijämme lähisukulainen

Käytämme niin sanottuja evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka lähetetään selaimeesi ja tallennetaan tietokoneellesi, tablettiisi tai kännykkääsi vieraillessasi sivustolla. Sitä voidaan käyttää tallentamaan tietoa vierailustasi ja esimerkiksi jäljittämään toimiasi sivustolla. Lisätietoa siitä, miten käytämme evästeitä, löytyy verkkosivustomme https://www.axactor.com/fi evästekäytännöistä. Jos olet työntekijämme sukulainen, olemme saaneet henkilötietosi kyseiseltä työntekijältä, tai jos olet esimerkiksi velallisen edustaja tai toimit kanssamme jollakin muulla tavoin, käsittelemme tietojasi, koska olet itse toimittanut ne meille.

5. Mitä henkilötietoja käsittelemme, käsittelyn syyt ja oikeusperuste

5.1 Jos edustat mahdollista asiakasta, liikekumppania tai toimittajaa

5.1.1 Tarkoitus ja aikomukset

a. Uuden asiakkuus-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen luominen. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme olla yhteydessä sinuun mahdollisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana esimerkiksi keskustellaksemme mahdollisesta yhteistyöstä tai vastataksemme esittämiisi kysymyksiin. Voimme myös lähettää sinulle uutisia, tietoja tai muita markkinointiviestejä markkinoidaksemme Axactoria yrityksellesi tai organisaatiollesi, jos uskomme, että saattaisit olla kiinnostunut näistä materiaaleista.

5.1.2 Henkilötiedot

a. Uuden asiakkuus-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen luominen. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi, tehtävänimikkeesi sekä tiedot, jotka olet lähettänyt meille viestiessäsi kanssamme. Voimme myös käsitellä henkilötunnuksesi/koordinointinumerosi kaltaisia henkilötietoja tai muita vastaavia tunnistamistietoja, joita käytetään esimerkiksi passeissa tai muissa henkilöllisyysasiakirjoissa, täyttääksemme muun muassa rahanpesun vastaiseen lainsäädäntöön liittyvät velvoitteemme. Lisäksi voimme käsitellä esimerkiksi valokuvasi kaltaisia henkilötietoja, jos olet vieraillut tiloissamme. Tämän syynä on työntekijöidemme turvallisuus.

5.1.3 Oikeusperuste

a. Uuden asiakkuus-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen luominen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle mainitussa tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu olla yhteydessä sinuun ja markkinoida meitä sinulle mahdollisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana, jonka uskomme ehkä olevan kiinnostunut asiakas-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen aloittamisesta. Mikäli olet vieraillut tiloissamme, valokuvasi kaltaisia henkilötietoja käsitellään turvallisuussyistä (etujen tasapainottaminen). Tietojen käsittely voi myös olla tarpeen, jotta voimme täyttää esimerkiksi rahanpesun vastaiseen lainsäädäntöön liittyvät velvoitteemme. Voimme pyytää suostumustasi markkinointiviestien lähettämiseen pidemmäksi ajaksi kuin muuten olisi mahdollista. Lue lisää kohdasta "Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?".

5.2 Jos edustat nykyistä tai entistä asiakasta, liikekumppania tai toimittajaa

5.2.1. Tarkoitus ja aikomukset

a. Asiakkuus-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen neuvotteleminen, aloittaminen ja hallinta. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen neuvotellaksemme, aloittaaksemme ja hallitaksemme asiakas-, kumppanuus- tai toimittajasuhdetta edustamasi yrityksen tai organisaation kanssa. Tähän kuuluu myös sinun tai yrityksesi tai organisaatiosi kanssa viestiminen.

b. Markkinointiviestien lähettäminen. Lähettääksemme sinulle uutisia, tietoa ja muita markkinointiviestejä, jos uskomme, että olet tai voit olla kiinnostunut tällaisista materiaaleista.

c. Valitusten ja oikeusvaateiden käsittely. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme käsitellä valituksia tai oikeusvaateita, joissa yrityksesi tai organisaatiosi on osallisena.

d. Entisen asiakas-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen jatkaminen. Jos edustat yritystä tai organisaatiota, joka oli aikaisemmin Axactorin asiakas, liikekumppani tai toimittaja, voimme olla yhteydessä sinuun jatkaaksemme aikaisempaa suhdetta.

5.2.2. Henkilötiedot

a. Asiakkuus-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen neuvotteleminen, aloittaminen ja hallinta. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi, tehtävänimikkeesi sekä henkilötiedot, jotka tulevat ilmi viestiessäsi kanssamme. Hallitaksemme yhteistyötämme ja noudattaaksemme suomalaista kirjapitolakia käsittelemme laskulle kirjattuja henkilötietojasi, jos sinut on merkitty laskun viitteeksi. Voimme myös käsitellä henkilötunnuksesi/koordinointinumerosi kaltaisia henkilötietoja tai muita vastaavia tunnistamistietoja, joita käytetään esimerkiksi passeissa tai muissa henkilöllisyysasiakirjoissa, täyttääksemme muun muassa rahanpesun vastaiseen lainsäädäntöön liittyvät velvoitteemme. Lisäksi voimme käsitellä esimerkiksi valokuvasi kaltaisia henkilötietoja, jos olet vieraillut tiloissamme. Tämän syynä on työntekijöidemme turvallisuus.

b. Markkinointiviestien lähettäminen. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi sekä tehtävänimikkeesi.

c. Valitusten ja oikeusvaateiden käsittely. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi, tehtävänimikkeesi sekä yrityksesi tai organisaatiosi valitukseen tai oikeusvaateeseen liittyvät tiedot.

d. Entisen asiakas-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen jatkaminen. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi sekä tehtävänimikkeesi.

5.2.3. Oikeusperuste

a. Asiakkuus-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen neuvotteleminen, aloittaminen ja hallinta. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle mainitussa tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu hallita yrityksesi tai organisaatiosi kanssa solmittua asiakassuhdetta ja sopimusta ja pitää yhteyttä sinuun asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana. Mikäli olet vieraillut tiloissamme, valokuvasi kaltaisia henkilötietoja käsitellään turvallisuussyistä (etujen tasapainottaminen). Yrityksesi tai organisaatiosi laskulla mainittuja henkilötietoja käsitellään Axactorin lakisääteisten, tietojen tallentamista koskevien velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi Suomen kirjanpitolain tai rahanpesun vastaisen lainsäädännön mukaisesti.

b. Markkinointiviestien lähettäminen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle mainitussa tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu markkinoida itseään sinulle yrityksesi tai organisaatiosi edustajana, jonka uskomme olevan kiinnostunut lähettämistämme uutisista, tiedoista ja muista markkinointiviesteistä (etujen tasapainottaminen). Voimme pyytää suostumustasi markkinointiviestien lähettämiseen pidemmäksi ajaksi kuin muuten olisi mahdollista. Lue lisää kohdasta "Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?".

c. Valitusten ja oikeusvaateiden käsittely. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle mainitussa tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu laatia, esittää tai puolustaa mahdollista valitusta tai oikeusvaadetta, jossa sinä olet osallisena nykyisen tai entisen asiakkaan, liikekumppanin tai toimittajan edustajana (etujen tasapainottaminen).

e. Entisen asiakas-, kumppanuus- tai toimittajasuhteen jatkaminen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle mainitussa tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu pyrkiä markkinoimaan itseään entisille asiakkaille, liikekumppaneille tai toimittajille (etujen tasapainottaminen).

5.3 Jos edustat valtion virastoa

5.3.1 Tarkoitus ja aikomukset

a. Viestiminen edustamasi valtion viraston kanssa. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen viestiäksemme edustamasi viranomaisen kanssa – joko siksi, että otit itse yhteyttä meihin, Axactor otti yhteyttä edustamaasi valtion virastoon tai koska joku muu otti sinuun yhteyttä Axactoriin liittyvässä tapauksessa.

5.3.2 Henkilötiedot

a. Viestiminen edustamasi valtion viraston kanssa. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi, tehtävänimikkeesi sekä henkilötiedot, jotka tulevat ilmi viestiessäsi tai edustamasi valtion viraston viestiessä kanssamme. Mikäli vierailet tiloissamme, voimme lisäksi käsitellä esimerkiksi valokuvasi kaltaisia henkilötietoja. Tämän syynä on työntekijöidemme turvallisuus.

5.3.3 Oikeusperuste

a. Viestiminen edustamasi valtion viraston kanssa. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle kyseisessä tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu viestiä edustamasi valtion viraston kanssa ja tarpeen vaatiessa laatia, esittää tai puolustaa mahdollista oikeusvaadetta. Mikäli vierailet tiloissamme, valokuvasi kaltaisia henkilötietoja käsitellään saman oikeusperusteen nojalla (etujen tasapainottaminen). Henkilötietojasi voidaan myös käsitellä Axactorin lakisääteisten, tietojen tallentamista koskevien velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiks Perintälain tai Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeiden mukaisesti.

5.4 Jos olet työnhakija

5.4.1 Tarkoitus ja aikomukset

a. Työ- tai konsulttisopimuksen arvioiminen, neuvotteleminen ja solmiminen. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen arvioidaksemme, neuvotellaksemme tai solmiaksemme työ- tai konsulttisopimuksen kanssasi, koska hait itse Axactorille tai koska uskomme, että voit olla kiinnostunut tarjoamastamme työpaikasta tai toimeksiannosta.

b. Valitusten, vastalauseiden ja oikeusvaateiden käsittely. Voimme käsitellä henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen, mikäli olet esittänyt oikeusvaateen meitä vastaan tai mikäli olet lähettänyt meille muunlaisen valituksen tai vastalauseen.

c. Lakisääteiset velvoitteet rikollisen toiminnan estämiseksi. Joskus meillä on velvollisuus käsitellä tietojasi ja luovuttaa niitä, kun olemme auditoinnin kohteena tai kun torjumme ja todennamme petoksia, rahanpesua ja muita rikollisia toimia.

5.4.2 Henkilötiedot

a. Työ- tai konsulttisopimuksen arvioiminen, neuvotteleminen ja solmiminen. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemiimme henkilötietoihin kuuluvat nimesi, henkilötunnuksesi, postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi sekä muut henkilötiedot, jotka tulevat ilmi viestiessäsi kanssamme, kuten esimerkiksi sukupuoli, valokuvat sekä ammatillinen tausta kuten koulutus ja entiset työnantajat sekä palkkaan ja etuihin liittyvät saatavat.

b. Valitusten, vastalauseiden ja oikeusvaateiden käsittely. Kyseisessä tarkoituksessa meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, joihin kuuluvat nimesi, henkilötunnuksesi, postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi sekä muut henkilötiedot, jotka tulevat ilmi viestiessäsi tai jonkin muun tahon viestiessä kanssamme.

c. Lakisääteiset velvoitteet rikollisen toiminnan estämiseksi. Käsittelemiimme henkilötietoihin kuuluvat nimesi, henkilötunnuksesi, postiosoitteesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi sekä muut henkilötiedot, jotka tulevat ilmi viestiessäsi kanssamme ja jotka ovat tarpeen kyseisen tarkoituksen saavuttamiseksi.

5.4.3 Oikeusperuste

a. Työ- tai konsulttisopimuksen arvioiminen, neuvotteleminen ja solmiminen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle kyseisessä tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu saavuttaa kyseinen tarkoitus (etujen tasapainottaminen).

b. Valitusten, vastalauseiden ja oikeusvaateiden käsittely. Kyseisen tarkoituksen oikeusperuste on Axactorin oikeutettu etu käsitellä valituksia ja vastalauseita tai laatia, esittää tai puolustaa oikeusvaadetta, jonka voit esittää (etujen tasapainottaminen).

c. Lakisääteiset velvoitteet rikollisen toiminnan estämiseksi. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle kyseisessä tarkoituksessa on se, että meillä on lakisääteinen velvoite käsitellä niitä esimerkiksi petosten tai muun rikollisen toiminnan estämiseksi.

5.5 Jos olet joku muu, kuten sivustollamme vierailija tai jonkun työntekijämme lähisukulainen

5.5.1 Tarkoitus ja aikomukset

a. Kanssasi viestiminen. Käsittelemme henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen viestiäksemme kanssasi, koska olet esimerkiksi meiltä työtä hakevan suosittelija, jonkun työntekijämme lähisukulainen tai rekisteröimämme velallisen edustaja, tai sinulla on kanssamme muunlainen suhde, josta seuraa tarve viestiä kanssasi.

b. Sivustomme ja palvelumme kehittäminen ja parantaminen. Käsittelemme henkilötietoja myös kehittääksemme ja parantaaksemme sivustoamme sekä palveluidemme toimittamista. Tämä tapahtuu niin kutsuttujen evästeiden avulla. Niistä löytyy lisätietoa verkkosivustomme https://www.axactor.com/fi evästekäytännöistä kertovassa osiossa.

5.5.2 Henkilötiedot

a. Kanssasi viestiminen. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemämme henkilötiedot ovat nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi tai organisaatiosi, tehtävänimikkeesi sekä henkilötiedot, jotka tulevat ilmi viestiessäsi tai yrityksesi tai organisaatiosi viestiessä kanssamme. Käsittelemme myös muunlaisia henkilötietoja, jotka olet itse toimittanut viestiessäsi kanssamme.

b. Sivustomme ja palvelumme kehittäminen ja parantaminen. Kyseisessä tarkoituksessa käsittelemiimme henkilötietoihin kuuluvat esimerkiksi paikkatiedot, kuten IP-osoite tai GPS-tiedot, verkkotunnisteet, kuten evästeen kertoma IP-osoite, sekä toimintasi sivustollamme. Lisätietoa käsittelemistämme henkilötiedoista löytyy verkkosivustomme https://www.axactor.com/fi evästekäytännöistä kertovasta osiosta.

5.5.3 Oikeusperuste

a. Kanssasi viestiminen. Oikeusperuste henkilötietojesi käsittelylle kyseisessä tarkoituksessa on Axactorin oikeutettu etu saavuttaa kyseinen tarkoitus (etujen tasapainottaminen).

b. Sivustomme ja palvelumme kehittäminen ja parantaminen. Axactor käsittelee henkilötietojasi kyseisessä tarkoituksessa vain, jos olet antanut käsittelylle suostumuksesi.

5.6 Etujen tasapainottaminen

Kuten edellä on todettu, käsittelemme joitakin henkilötietojasi etujen tasapainottamisen perusteella, joka toimii käsittelytoimien oikeusperusteena. Etujen tasapainottaminen tarkoittaa, että teemme arvioinnin, jossa toteamme, että meidän oikeutettu etumme suorittaa käsittelytoimet on etusijalla sinun oikeutettuun etuusi nähden, jonka mukaan emme käsittelisi henkilötietojasi. Oikeutetun edun perusteet on kuvattu edellä. Jos haluat lisätietoa siitä, kuinka teemme tämän arvioinnin, voit ottaa meihin yhteyttä. Yhteystietomme ovat kohdassa ”Ota yhteyttä”.

6. Erityiset henkilötietoryhmät

6.1 Erityiset henkilötiedot ovat henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollisia tai filosofisia katsomuksia tai ammattiliiton jäsenyys, geneettistä tietoa, biometristä tietoa, jonka perusteella luonnollisen henkilön voi tunnistaa tarkasti, tietoa terveydestä tai luonnollisen henkilön seksielämään tai seksuaaliseen suuntautumiseen liittyvää tietoa.

6.2 Ellei kanssasi ole muuta sovittu tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, emme käsittele sinua koskevia erityisiä henkilötietoja.

6.3 Jos haet työtä Axactorilta, voimme joissakin olosuhteissa käsitellä erityisiä henkilötietoja, kuten etniseen alkuperään tai sukupuoleen liittyviä tietoja, varmistaaksemme, että hakijamme ja työntekijämme muodostavat monimuotoisen ryhmän.

6.4 Jos osallistut Axactorin järjestämään tilaisuuteen, voimme pyytää sinua kertomaan meille allergioistasi tai muista vastaavista seikoista, jotka ovat hyvinvointisi kannalta merkityksellisiä.

7. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

7.1 Käsittelemme henkilötietojasi niin pitkään kuin on tarpeellista yllä mainittujen tarkoitusten kannalta. Tämä ei kuitenkaan päde silloin, kun laki vaatii tietojen säilyttämistä pidempään kuin kyseinen tarkoitus edellyttää.

7.2 Muita henkilötietoja, joita ei tarvita yllä mainittuja tarkoituksia varten mutta jotka olet toimittanut meille vapaaehtoisesti ja joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, käsitellään niin kauan kuin tietoja tarvitaan niiden tarkoitusta varten, mutta ei koskaan sen jälkeen, kun olet peruuttanut suostumuksesi.

7.3 Tässä tietosuojaselosteessa kuvatut rajoitukset eivät koske anonymisoitujen tietojen, eli tietojen, joita ei voida suoraan tai epäsuorasti liittää luonnolliseen henkilöön, käsittelyä.

8. Kenelle henkilötietojasi voidaan luovuttaa?

8.1 Käsittelemiämme sinua koskevia henkilötietoja käsitellään pääasiassa Axactorin ja samaan konserniin kuuluvien yritysten sisällä, mutta ne voidaan myös luovuttaa ulkoisille vastaanottajille. Näillä vastaanottajilla on pääsy henkilötietoihisi ainoastaan toimeksiantonsa suorittamista ja meitä koskevien sitoumustensa täyttämistä varten. Näillä vastaanottajilla ei myöskään ole oikeutta käyttää kyseisiä henkilötietoja mihinkään muihin kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Jos käytämme henkilötietojen käsittelijää, joka käsittelee henkilötietojasi meidän puolestamme, varmistamme, että olemme tehneet toimittajan kanssa niin kutsutun tietosuojasopimuksen, jotta voimme taata, että henkilötietojasi käsitellään oikein ja turvallisesti. Henkilötietojasi jaetaan muun muassa seuraavien vastaanottajien kanssa:

a. Jaamme henkilötietojasi toimittajiemme kanssa, kuten asiamiestemme, lakimiestemme ja konsulttiemme, jotka ovat sitoutuneet auttamaan meitä esimerkiksi liiketoimintaprosessiemme suorittamisessa, sekä esimerkiksi tulostus- ja postipalveluiden toimittajien kanssa. Jos olet työnhakija, näihin toimittajiin voi myös kuulua rekrytointiyrityksiä tai toimittajia, jotka tarjoavat pätevyys- ja persoonallisuustestausta.

b. Jaamme henkilötietojasi IT-palveluiden toimittajiemme kanssa varmistaaksemme IT-järjestelmämme tehokkuuden ja hallitaksemme tietojen tallennuspalveluja.

c. Jaamme henkilötietojasi valtion virastojen kanssa täyttääksemme esimerkiksi rahanpesun ja muun rikollisen toiminnan torjumiseen liittyvät lakisääteiset velvoitteemme.

8.2 Jos kaipaat lisätietoja siitä, miten ja miksi henkilötietojasi jaetaan näiden vastaanottajien kanssa, voit ottaa meihin yhteyttä. Yhteystietomme löytyvät kohdasta ”Ota yhteyttä”.

9. Missä henkilötietojasi säilytetään?

9.1 Koska olemme osa Axactor Group -konsernia, saatamme siirtää henkilötietojasi toiseen maahan. Henkilötietojasi säilytetään pääasiassa tietoteknisessä infrastruktuurissa, joka sijaitsee toimitiloissamme tai jonka tarjoaa jokin tietojen käsittelijöistämme. Tapauksissa, joissa henkilötietojasi siirretään toiseen maahan, varmistamme, että käytössä on asianmukaiset suojatoimet, jotta tietosuoja-asetusten vaatimukset täyttyvät.

9.2 Pääsääntöisesti henkilötietoja käsitellään ja säilytetään EU:n/ETA:n alueella. Mikäli meidän pitää käsitellä oikeusvaateita EU:n/ETA:n ulkopuolella sijaitsevassa maassa, tietoja voidaan kuitenkin siirtää kyseiseen maahan. Lisäksi käytämme toimittajina kolmansia osapuolia, joilla voi olla pääsy tietoihisi ja jotka sijaitsevat EU:n/ETA:n ulkopuolella, muun muassa Yhdysvalloissa. Emme koskaan siirrä henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle ilman, että takaamme niiden tietoturvan ja suojan. Varmistamme näin ollen, että kaikki vastaanottajat ovat allekirjoittaneet EU:n standardilausekkeet, jotta siirto on oikeutettu ja voidaan varmistaa, että kyseessä oleva maa takaa tietosuoja-asetusten mukaisen tyydyttävän tietosuojan. Voimme myös siirtää henkilötietojasi, jos tätä edellytetään lain nojalla.

10. Kohdistuuko sinuun profilointia tai automatisoituja päätöksiä?

10.1 Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jota käytetään luonnollisen henkilön tiettyjen henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointiin erityisesti, jotta voidaan analysoida tai ennustaa esimerkiksi kyseisen henkilön taloudellinen tilanne, henkilökohtaisia mieltymyksiä, kiinnostuksen kohteita ja sijainti.

10.2 Jos tämä tietosuojaseloste määrittelee sinut rekisteröidyksi henkilöksi, sinuun ei kohdistu tietosuoja-asetuksissa kuvattua profilointia tai automatisoitua päätöksentekoa.

11. Oikeutesi

11.1 Sinulla on tiettyjä henkilötietojesi käsittelyä koskevia oikeuksia, jotka on kuvattu tarkemmin jäljempänä. Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysymyksiä oikeuksistasi, voit ottaa meihin yhteyttä kohdassa ”Ota yhteyttä” mainituin tavoin.

a. Pääsy. Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja jos kyllä, sinulla on myös oikeus saada tieto siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, sekä saada kopio henkilötiedoistasi. Tarkemmin sanottuna tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus saada tieto siitä, miksi käsittelemme henkilötietojasi ja kuinka suoritamme mahdollisen etujen tasapainottamisen henkilötietojesi käsittelemistä varten, mihin ryhmiin kuuluvia henkilötietojasi käsittelemme, minkä tahojen kanssa jaamme henkilötietojasi, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi ja millä perustein arvioimme säilytysajan, mitä oikeuksia sinulla on, miltä tahoilta olemme saaneet henkilötietosi (jos emme saaneet niitä sinulta) ja sisältyykö henkilötietojesi käsittelyyn automatisoitua päätöksentekoa tai niin kutsuttua profilointia sekä onko henkilötietojasi siirretty Euroopan talousalueen ulkopuoliseen maahan ja kuinka takaamme tällaisessa tapauksessa henkilötietojesi tyydyttävän tietoturvan. Jos lähetämme sinulle muita kopioita kuin ne, jotka sinulla on oikeus saada veloituksetta, perimme sinulta hallinnollisen maksun, joka vastaa lisäkopioiden lähettämisestä aiheutuvia kustannuksia.

b. Oikaiseminen. Sinulla on oikeus vaatia kaikkien sinuun liittyvien virheellisten henkilötietojen oikaisemista sekä puutteellisten henkilötietojen täydentämistä.

c. Poistaminen (oikeus tulla unohdetuksi). Joissakin olosuhteissa sinulla on oikeus pyytää, että henkilötietosi poistetaan. Tällaisia olosuhteita ovat esimerkiksi tilanne, jossa henkilötietojasi ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin tai niitä käsiteltiin, tai jossa peruutat suostumuksesi, johon käsitteleminen perustui, eikä käsittelytoimille ole muuta oikeusperustetta.

d. Rajoittaminen. Sinulla on myös oikeus pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tällaiset olosuhteet voivat syntyä esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen oikeellisuuden tai jos niiden käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista.

e. Tietojen siirtäminen. Sinulla on oikeus pyytää meitä siirtämään hallussamme olevia henkilötietojasi toiselle yritykselle tai omalle organisaatiollesi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen). Oikeus tietojen siirtämiseen koskee henkilötietoja, jotka olet luovuttanut meille ja joiden käsittely perustuu suostumukseesi ja suoritetaan automaattisesti. Lisäksi sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä meiltä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

f. Vastustaminen. Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa etujen tasapainottamiseen perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä, erityisesti meidän markkinointitarkoituksessa suorittamaamme käsittelyä. Yllä kerrotaan tarkemmin, mitä etujen tasapainottaminen tarkoittaa. Tietyissä tapauksissa sinulla ei kuitenkaan ole oikeutta vastustaa etujen tasapainottamisen perusteella tapahtuvaa käsittelyä (esimerkiksi koska meidän täytyy säilyttää henkilötietojasi). Tällainen tapaus on kyseessä, jos voimme esittää sitovat, oikeutetut syyt, jotka ovat etusijalla sinun etuihisi, oikeuksiisi ja vapauksiisi nähden, tai jos käsittely tehdään oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

g. Suostumuksen peruuttaminen. Sinulla on oikeus peruuttaa henkilötietojesi käsittelyä koskeva suostumuksesi kokonaan tai osittain. Suostumuksen peruuttaminen astuu voimaan, kun peruuttaminen on tehty.

h. Valitusten jättäminen. Sinulla on myös oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä. Katso tarkemmat tiedot kohdasta ”Valitusoikeus”.

12. Valitusoikeus

12.1 Axactor Finland Oy (y-tunnus 1606758-4) suhtautuu yksityisyytesi vakavasti. Pidämme tarkasti huolta siitä, että henkilötietojasi käsitellään aina oikein ja tietoturvallisesti. Jos sinulla on kysyttävää siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, ota yhteyttä meihin.

12.2 Jos uskot, että käsittelemme henkilötietojasi virheellisesti, sinulla on oikeus valittaa Tietosuojavaltuutetun toimistolle, joka toimii Suomen valvontaviranomaisena. Lisätietoa on saatavilla osoitteessa https://tietosuoja.fi/.

13. Ota yhteyttä

13.1 Jos haluat käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi tai jos sinulla on muita kysymyksiä siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa yhteyttä meihin (Axactor Finland Oy (y-tunnus 1606758-4) jollakin seuraavista tavoista:

a. Postiosoite. Axactor Finland Oy, Porkkalankatu 20 aA, 00180 Helsinki.

b. Puhelin. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluun puhelimitse numerossa 014 362 3300.

c. Sähköposti. Voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluun osoitteessa palvelu@axactor.fi ja tietosuojavastaavaamme osoitteessa petri.anttila@axactor.com.

13.2 Muistathan, että sähköpostiin saattaa kohdistua luvatonta salakuuntelua, luvattomia lisäyksiä ja muutoksia, tietokoneviruksia tai muunlaista muuntelua. Ennen kuin lähetät meille luottamuksellisia tietoja, sinun tulisi harkita huolellisesti riskejä, jotka liittyvät arkaluontoisten tietojen lähettämiseen sähköpostitse.

14. Muutokset tietosuojaselosteeseen

14.1 Kehitämme palveluitamme jatkuvasti. Tämän vuoksi meidän saattaa olla tarpeen päivittää tietosuojaselostettamme ajoittain. Muutokset tietosuojaselosteeseen asetetaan saataville verkkosivuillemme osoitteessa https://www.axactor.com/fi.

Axactor on hyväksynyt tämän tietosuojaselosteen 23.9.2020