Dette bør du tenke på når du skal bytte inkassobyrå

1. Behovsavklaring

Tenk nøye igjennom hvilke behov din bedrift har, og hva du ønsker å få ut av et samarbeid med en profesjonell partner. Et inkassoselskap er eksperter på en ting, nemlig innfordring. Ved å overlate dette til de som kan det kan du sette søkelys på kjernevirksomheten til din bedrift. En inkassopartner skal hjelpe deg med å holde de økonomiske hjulene i gang, og sørge for at dine fakturaer blir prioritert og betalt. Slik sikres ditt grunnlag for en sunn, økonomisk drift.

2. God og riktig oppfølging av dine kunder

Å velge riktig partner for å ta hånd om dine utestående fordringer er en viktig avgjørelse å ta. Et inkassoselskap vil ta seg av kommunikasjonen med dine kunder, som per dags dato ikke har betalt din faktura. På mange måter kan vi si at valg av inkassopartner er en viktig del av din bedrifts omdømme. Ved å velge et seriøst inkassobyrå kan du være trygg på at god inkassoskikk blir fulgt og at dine kunder er i de beste hender.

3. Behandling av persondata og GDPR

Be om dokumentasjon og ta en sjekk av hvordan inkassoselskapet håndterer både dine og dine kunders persondata.

4. Brukervennlige løsninger for dine kunder

Et inkassobyrå bør tilby gode og brukervennlige løsninger for debitor. Det kan være en selvbetjeningsportal for enkel håndtering av egne saker, gode og riktige tiltak og kommunikasjonspunkter i form av en best mulig miks av SMS, brev, telefon og e-post til debitor, og da ideelt sett etter debitors ønske for kanal.

5. Ønsker du mer innsikt?

En god partner skal gjøre deg enda bedre. Et viktig virkemiddel er å bidra med innsikt i både trender og påvirkning fra makroøkonomien, og innsikt i dine kunders betalingsatferd, utvikling i fordringer og hvordan riktig innfordring gir positive effekter på kredittdager og økonomisk flyt.

Din inkassoleverandør bør tilby kundeportaler hvor du raskt og enkelt får oversikt over dine utestående fordringer, iverksatte tiltak, økonomiske effekter, rapporter og mye mer. Det må selvfølgelig også være enkelt å oversende og opprette nye saker til inkasso.

6. Innfordring tilpasset ditt og dine kunders behov!

En god inkassopartner kan tilby skreddersydde løsninger som passer eksakt til dine systemer, din kundemasse og behov. Noen ønsker full automatisering av prosessen mens for andre er det riktig å beholde deler av kontrollen selv. Noen ønsker også å dele inn kundene sine i ulike segmenter for å individuelt tilpasse innfordringen etter kundeforholdet.

7. Innfordring fra A til Å

Tenk igjennom hvorvidt du ønsker en partner som også tar seg av før-inkasso. Da slipper du å tenke noe mer på fakturaen fra den er sendt og til pengene er på din konto.

Du har bestemt deg for å bytte inkassopartner, men hva nå?

8. Integrasjon med ditt økonomisystem

Sørg for at ny inkassoleverandør tilbyr løsninger som snakker direkte med dine økonomisystemer. Med en fullintegrert løsning beholder du oversikten, du slipper manuelt arbeid og du sørger for at inkassobyrået alltid sitter på oppdatert informasjon.

9. Sett deg inn i ny avtale

Unngå overraskelser med ny leverandør. Les igjennom kontrakt nøye og se spesielt på punkter som omhandler oppsigelse og eventuelle provisjoner.

10. Fastsett dato for bytte

Avklar en eksakt dato for bytte av inkassopartner. Dette er viktig for at saker ikke blir opprettet dobbelt og som kan bli en belastning for debitor.

11. Dagens saker som er sendt til inkasso bør bli hos dagens leverandør

Dersom du har en inkassopartner i dag og du har bestemt deg for å bytte leverandør bør dette gjøres på en ryddig måte. Alle krav som allerede er sendt til inkasso bør bli hos din eksisterende leverandør. Dette er mest gunstig sett både fra et økonomisk og kundevennlig perspektiv.

12. Ryddig avslutning med dagens leverandør

Som med alt annet i livet er en ryddig og profesjonell prosess viktig. Sørg for å avslutte eksisterende samarbeid på en ryddig måte!