Personvernerklæring for Axactor

PERSONVERNERKLÆRING FOR AXACTOR NORWAY AS OG AXACTOR CAPITAL AS

1. Personvern i Axactor

I Axactor Norway AS og Axactor Capital AS (“vi” eller “oss”) er vi opptatt av personvern og sikkerhet for dine personopplysninger. All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivning, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR). I tillegg følger Axactor Norway den til enhver tid gjeldende bransjenormen for behandling av personopplysninger i den norske inkassobransjen.

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person. Med «behandling» menes alle former for operasjoner som foretas med personopplysninger, f.eks. innsamling, registrering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, bruk, overføring, sletting, etc.

Begrepene som benyttes i denne personvernerklæringen har samme betydning som definert i GDPR art. 4.

1.1 Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen gir deg mer informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger om følgende kategorier av fysiske personer eller såkalte «registrerte» (i det videre omtalt som «deg»):

• Skyldnere
• Potensielle, eksisterende eller tidligere privatkunder
• Kontaktpersoner hos potensielle, eksisterende eller tidligere næringskunder
• Kontaktpersoner hos skyldnere der dette er en juridisk person
• Kontaktpersoner hos offentlige organer eller myndigheter
• Personer som er involvert eller omtales i inkassosaker vi håndterer
• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
• Tredjepersoner som representanter for skyldnere, kunder, leverandører og samarbeidspartnere
• Brukere av nettsidene våre
• Jobbsøkere

Faste og midlertidige ansatte, engasjerte konsulenter og rådgivere, samt nærstående til våre ansatte omfattes av 1500.010 Personvernerklæring Intern 2023.

1.2 Hvem er behandlingsansvarlig

Axactor Norway AS, org.nr. 911 831 392, og Axactor Capital AS, org.nr. 917 983 747, ved deres respektive styre og daglig leder, er hver for seg behandlingsansvarlig for dine personopplysninger som nevnt i denne personvernerklæringen. Det betyr at vi hver for oss bestemmer hvorfor og hvordan personopplysningene dine skal behandles. Med mindre noe annet er spesifisert, gjelder behandlingen som omtales under for begge selskapene hver for seg.

I tillegg til det som er nevnt i denne personvernerklæringen, behandler Axactor Norway personopplysninger ved utsendelse og oppfølging av faktura på vegne av fordringshaver, dvs. når Axactor Norway har blitt engasjert av fordringshaver for å distribuere fakturaer, sende purringer og inkassovarsler. Fordringshaver er i slike tilfeller behandlingsansvarlig og Axactor Norway er databehandler. For spørsmål om behandling av personopplysninger i slike tilfeller ber vi deg ta kontakt med fordringshaver.

1.3 Kontakt

Du er velkommen til å ta kontakt med oss hvis du har spørsmål eller behov for mer informasjon om vår behandling av personopplysninger.

E-post:

post@axactor.com (kundeservice)

dp@axactor.com (vår personvernkontakt)

Postadresse:

Axactor Norway AS / Axactor Capital AS
att.: Data Protection Officer
Postboks 673 Strømsø,
3003 Drammen

Vi gjør deg oppmerksom på at e-post kan være gjenstand for uautorisert avlytting, uautoriserte tillegg og endringer, datavirus eller annen form for manipulasjon. Før du sender oss konfidensiell eller sensitiv informasjon, bør du nøye vurdere risikoen forbundet med å sende slik informasjon via e-post. Vi oppfordrer i slike tilfeller til kryptering av e-post, sending via post eller bruk av andre sikre overføringsmetoder.

2. Hvor vi innhenter opplysninger fra

Personopplysningene vi behandler innhenter vi først og fremst fra deg eller virksomheten eller organet du representerer, men også fra offentlig tilgjengelige kilder, samt fra personer som kan ha opplysninger som er relevante for det formålet opplysningene behandles for.

Ved behandling av inkassosaker innhenter vi først og fremst personopplysninger fra fordringshaver, evt. tidligere fordringshaver i de tilfeller der fordringen har byttet eier, direkte fra skyldner selv eller dennes representanter, fra offentlig tilgjengelige kilder, kredittopplysningsforetak, domstoler og andre offentlige myndigheter eller andre personer som kan ha opplysninger som er relevante for oppdraget

3. Vår behandling av personopplysninger

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Nedenfor følger en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke type personopplysninger vi behandler, og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

3.1. Håndtering av inkassosaker – Axactor Norway

Axactor Norway behandler personopplysninger om skyldner i den grad det er nødvendig for å administrere og utføre våre inkassooppdrag. Det samme gjelder opplysninger om andre personer som har en tilknytning til saken, f.eks. skyldnerens representant eller stedfortreder, for eksempel advokat, familiemedlemmer (fullmektiger), signaturberettigede, styremedlemmer, daglig leder, deltakere, revisor, verge og fullmektig.

Formålet med denne behandlingen er å kunne drive vår inkassovirksomhet, herunder inndrivelse av gjeld, sikring og fullbyrdelse av krav, samt oppkjøp av forfalte krav og inndriving av kjøpte krav. For dette formålet behandler Axactor Norway i hovedsak følgende kategorier av personopplysninger;

• • Navn og kontaktinformasjon, herunder navn og adresse tilhørende skyldners arbeidsgiver dersom en avholdt utleggsforretning har resultert i lønnstrekk.
  • Personnummer som er nødvendig for korrekt identifisering av skyldner, bl.a. for å hindre at brudd på inkassolovens bestemmelser om taushetsplikt.
  • Fakturareferanse knyttet til det enkelte oppdraget, f.eks. faktura-, kunde- eller abonnementsnummer.
  • Opplysninger om fordringen, herunder grunnlaget for fordringen og hvordan og hvorfra betalingen er foretatt (for eksempel IP-adresse for bestillinger gjort på nett), sikkerhet og betalinger (debiteringer og krediteringer med nødvendige spesifikasjoner) som er nødvendig for å fastslå skyldners ansvar.
  • Kredittopplysninger og andre opplysninger om skyldnerens økonomiske forhold for å vurdere skylderens betalingsevne og muligheter for tvangsdekning. I enkelte tilfeller behandler vi opplysninger om skattepliktig inntekt, gjeld, betalingsanmerkninger, eventuelle utlegg, pant og opplysninger om formuesgoder (f.eks. eiendom eller kjøretøy), i den grad det er nødvendig for å ta beslutninger i inkassosaken eller for å verdsette en fordring.
  • Opplysninger om skyldners sivilstatus og familieforhold, dersom det er relevant for vurderingen av din betalingsevne. Det kan typisk være opplysninger om forsørgerbyrde, livsoppholdssatser med tanke på dekning og beslag, eventuelle medskyldnere eller kausjonister, tidligere tvangssalg av bolig etc.
  • Eventuelle andre relevante opplysninger vi mottar fra skyldner eller fordringshaver i det enkelte tilfelle.

Behandlingen som nevnt i dette avsnittet har rettslig grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c) og våre rettslige forpliktelser som følger av inkassoloven med tilhørende forskrift, samt tvangsfullbyrdelsesloven og tvisteloven.

3.1.1 Særlig om sensitive personopplysninger og opplysninger om straffedommer etc.

I visse tilfeller behandler vi opplysninger om helsen din, for eksempel hvis du ikke er i stand til å betale på grunn av sykdom, sinnslidelse eller funksjonshemming, eller når informasjon om helse ellers er vesentlig for den enkelte inkassosaken.

Fordi helseopplysninger regnes som sensitive personopplysninger og skal behandles med særlig varsomhet, behandler vi kun disse opplysningene dersom du selv sender informasjonen til oss og i henhold til strenge sikkerhetsrutiner. Vi behandler bare slike opplysninger dersom det er nødvendig for å kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav i anledning inkassosaken, jf. GDPR art. 9 bokstav f).

I noen tilfeller behandler vi opplysninger om domfellelser i relevante straffesaker, men bare når dette er nødvendig for å fastslå, utøve eller forsvare et rettskrav i enkeltsaker, jf. personopplysningsloven § 11 og GDPR art. 9 bokstav f). Dette er typisk dersom det anføres at kravet er oppstått som følge av ID-tyveri eller svindel, og skyldner, medskyldner, skyldners nærstående eller andre straffeforfølges for forholdet.

3.2 Oppkjøp av misligholdte pengekrav og inndriving av disse – Axactor Capital

Axactor Capital behandler personopplysninger om en skyldner eller den som representerer en skyldner i de tilfellene hvor Axactor Capital overtar fordringen på din gjeld fra en annen finansinstitusjon. Formålet med behandlingen er å administrere saken, herunder å inndrive gjelden og foreta annen effektiv kravsikring.

For dette formålet behandler Axactor Capital i hovedsak følgende kategorier av personopplysninger;

• • Navn og kontaktinformasjon, herunder adressen for arbeidsplassen til skyldner dersom det er nødvendig for å gi deg et varsel.
  • Personnummer som er nødvendig for korrekt identifisering av skyldner, bl.a. for å hindre at brudd på inkassolovens bestemmelser om taushetsplikt.
  • Fakturareferanse knyttet til det enkelte oppdraget, f.eks. faktura-, kunde- eller abonnementsnummer.
  • Opplysninger om fordringen, herunder grunnlaget for fordringen og hvordan og hvorfra betalingen er foretatt (for eksempel IP-adresse for bestillinger gjort på nett), sikkerhet og betalinger (debiteringer og krediteringer med nødvendige spesifikasjoner) som er nødvendig for å fastslå skyldners ansvar.
  • Kredittopplysninger, opplysninger om skyldnerens økonomiske forhold og andre omstendigheter for å vurdere skylderens betalingsevne og muligheter for tvangsdekning. I enkelte tilfeller behandler vi opplysninger om skattepliktig inntekt, gjeld, eventuelle utlegg, pant og opplysninger om formuesgoder (f.eks. eiendom eller kjøretøy), i den grad det er nødvendig for å ta beslutninger i inkassosaken eller for å verdsette en fordring.
  • Opplysninger om skyldners sivilstatus og familieforhold, dersom det er relevant for vurderingen av din betalingsevne. Det kan typisk være opplysninger om forsørgerbyrde, livsoppholdssatser med tanke på dekning og beslag, eventuelle medskyldnere eller kausjonister, tidligere tvangssalg av bolig etc.
  • Eventuelle andre relevante opplysninger vi mottar fra skyldner eller tidligere fordringshaver i den enkelte tilfelle.

Denne behandlingen har rettslig grunnlag i avtalen som du og tidligere fordringshaver signerte og som vi har overtatt, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

I tilfeller hvor Axactor Capital vurderer å kjøpe en fordring er det rettslige grunnlaget GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) og vår berettigede interesse er å kunne gjøre en forretningsmessig forsvarlig vurdering av fordringen.

3.3 Etablering og administrering av kundeforhold

Vi behandler personopplysningene dine i den grad det er nødvendig for å forhandle, etablere og administrere kundeforholdet til den virksomheten eller organisasjonen du representerer. Det gjelder bl.a. for å kunne kommunisere med deg, og for regnskaps- og faktureringsformål.

Behandling for disse formålene omfatter hovedsakelig opplysninger som navn, kontaktinformasjon, stilling/tittel i virksomheten/organisasjonen du representerer, samt andre opplysninger som du kommuniserer eller sender til oss.

Vår behandling av personopplysninger i forbindelse med kundeadministrasjon har rettslig grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) fordi behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den virksomheten eller organisasjonen du representerer er part i.

Når det gjelder regnskaps- og fakturahåndtering, så er denne behandlingen nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser til å lagre opplysninger i henhold til regnskapsloven mv., jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c).

Når vi etablerer et nytt kundeforhold, og ved løpende oppfølging av eksisterende kundeforhold, vil vi foreta kundekontroller i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Opplysningene vi behandler for å oppfylle rapporteringsplikten og iverksette andre nødvendige tiltak som pålegges inkasso- og finansieringsforetak i henhold til hvitvaskingsloven, har rettslig grunnlag i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c); behandlingen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser i henhold til hvitvaskingsloven.

3.4 Kommunikasjon med offentlige myndigheter/klager, tvister og rettslige prosesser

Vi behandler navn, kontaktinformasjon og stilling/tittel til kontaktpersoner for offentlige organer eller myndigheter som vi er i kontakt med i forbindelse med vår løpende sakshåndtering. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c) og våre rettslige forpliktelser som følger av inkassoloven med tilhørende forskrift, samt tvangsfullbyrdelsesloven og tvisteloven.

3.5 Markedsføring og salg

Vi behandler personopplysninger om eksisterende og potensielle kunder, leverandører og samarbeidspartnere for markedsføringsformål, for eksempel for utsendelse av nyhetsbrev eller annen informasjon og markedsføring, invitasjoner til arrangementer, eller generell kundeoppfølging og -salg. Opplysningene som behandles for dette formålet, omfatter blant annet navn, e-postadresse og annen kontaktinformasjon, stilling, vurderinger knyttet til mulige kunde- eller samarbeidsforhold og annen informasjon du måtte sende oss.

Nyhetsbrev og annen markedsføring sendes i all hovedsak til de som har gitt samtykke til dette ved påmelding via våre nettsider, jf. markedsføringsloven § 15 (1) og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a).

Der det foreligger et eksisterende kundeforhold, vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15 (3) og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

Du kan til enhver tid ta kontakt med oss hvis du ikke lenger ønsker å motta denne typen henvendelser. Du kan også enkelt melde deg av vårt nyhetsbrev ved å klikke på koblingen for avmelding nederst i det elektroniske nyhetsbrevet.

Hvis du deltar på et Axactor-arrangement, kan vi, basert på ditt uttrykkelige samtykke, innhente opplysninger om allergier eller lignende problemer som er relevante for ditt velvære, jf. GDPR art. 9 nr. 2 bokstav a).

3.6 Rekruttering

Hvis du har søkt jobb hos oss, behandler vi dine personopplysninger i forbindelse med rekrutteringsprosessen for å vurdere og eventuelt inngå avtale med aktuelle kandidater. Personopplysningene vi behandler for dette formålet omfatter i hovedsak navn, kontaktopplysninger, opplysninger som fremkommer av CV og søknad, vurderinger og attester, resultater fra kompetansetester og offentlig tilgjengelig informasjon f.eks. fra sosiale medier. Behandlingsgrunnlaget i den forbindelse er ditt samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a).

I visse tilfeller behandler vi særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger), for eksempel opplysninger om etnisk opprinnelse, som et verktøy for å sikre mangfold blant kandidater og ansatte. Behandlingsgrunnlaget i den forbindelse er ditt samtykke, jf. GDPR art. 9 nr. 2 bokstav a).

For det samme formålet behandler vi personopplysninger om referanser som en jobbsøker oppgir til oss. Det omfatter navn, kontaktopplysninger, stilling/arbeidssted og øvrige opplysninger du oppgir i vår kommunikasjon. Behandlingsgrunnlaget i den forbindelse er ditt samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a).

Vi benytter i stor grad standardiserte tredjepartsløsninger for innhenting av opplysninger for dette formålet. Vår avtale med leverandøren av rekrutteringsportal forutsetter bl.a. strenge rutiner mht. sletting av opplysninger og sikkerhet.

Av og til engasjerer vi rekrutteringsbyråer for å håndtere rekrutteringsprosessen på våre vegne. I de tilfeller rekrutteringsbyrået håndterer en større del av prosessen, herunder søk og kartlegging av kandidater, vil vi ha felles behandlingsansvar med rekrutteringsbyrået.

3.7 Nærmeste pårørende for våre ansatte

Vi behandler navn, kontaktopplysninger og relasjon til personer som våre ansatte har oppgitt som sine nærmeste pårørende. Formålet med denne behandlingen er å kunne kontakte deg som pårørende ved en nødsituasjon som gjelder den ansatte. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) og c), etterlevelse av våre plikter i henhold til arbeidsavtalen og våre lovpålagte plikter som arbeidsgiver.

3.8 Leverandører og samarbeidspartnere

Vi behandler navn og kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere som vi benytter i forbindelse med våre tjenester og generell virksomhetsstyring. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a) og c), ditt samtykke der det ikke foreligger en avtale mellom våre to selskaper, og avtale der det foreligger en avtale, for å administrere den enkelte avtalen eller håndtere det enkelte forholdet med leverandøren eller samarbeidspartneren.

3.9 Bruk av våre nettsider og nettbaserte portaler

Når du bruker våre nettsider, samler vi inn opplysninger via såkalte cookies eller informasjonskapsler. Informasjon om hva det er og hvordan og hvorfor vi bruker de finner du i vår Cookie-erklæring.

Når du som skyldner logger inn i vår skyldnerportal Mitt Axactor, så sporer vi dine bevegelser i portalen. Dette gjør vi for å kunne oppdage og utbedre eventuelle feil i portalen, forbedre brukervennligheten og for å kunne tilby deg bedre og mer konkret rådgivning tilpasset eventuelle utfordringer du har støtt på i portalen og din(e) konkrete inkassosak(er).

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er (i) GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) der behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i, eller for å bistå i gjennomføringen av tiltak på din anmodning før en avtale inngås, (ii) GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c) der behandlingen er nødvendig for at vi skal etterleve våre rettslige forpliktelser gitt i eller i medhold av lov- og forskrifter, blant annet våre plikter til å informere og veilede deg for å etterleve kravet til god inkassoskikk i henhold til gjeldende inkassolov og -forskrift, og/eller (iii) GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) der vi etter en konkret avveining av våre legitime interesser i å behandle informasjon om din bruk av, bevegelser i og eventuelle utfordringer du møter i skyldnerportalen for våre interne forbedrings-, utviklings- og kvalitetssikringsformål har konkludert med at våre interesser overstiger dine personverninteresser i at slik behandling ikke finner sted.

Informasjon om dine bevegelser er kun tilgjengelig for et nødvendig minimum av teknisk personell og relevante inkassosaksbehandlere, samt administrator av portalen. Informasjon om dine bevegelser anonymiseres eller slettes senest tretti (30) dager etter besøket.

3.10 Bruk av vår chat-funksjon

Når du kommuniserer med oss ved bruk av chat-funksjonen på våre hjemmesider, så vil du få valget mellom å snakke med oss om din konkrete sak (bak innlogging) eller andre spørsmål (åpen chat).

Samtaler om din konkrete sak forutsetter at du identifiserer deg og logger inn ved bruk av BankID eller brukernavn og passord før samtalen kan starte. Samtalelogger fra chat bak innlogging lagres for at vi skal kunne kvalitetssikre at eventuelle anførsler/forespørsler som er fremsatt, relevant informasjon som er gitt eller avtaler som er inngått er korrekt ført inn i vårt saksbehandlingssystem, samt for å kvalitetskontrollere våre egne prestasjoner i samtalene med deg.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er (i) GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) der behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i, eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en avtale inngås, (ii) GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c) der behandlingen er nødvendig for at vi skal etterleve våre rettslige forpliktelser gitt i eller i medhold av lov- og forskrifter, blant annet gjeldende inkassolov og -forskrift, og/eller (iii) GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) der vi etter en konkret avveining av våre legitime interesser i å behandle samtaleloggene for kvalitetssikringsformål har konkludert med at våre interesser overstiger dine personverninteresser i at slik behandling ikke finner sted.

Dersom samtalen gjelder andre spørsmål fremsatt i åpen chat, så vil du bli oppfordret til å ikke dele saks- eller personopplysninger. Saksbehandleren har ikke tillatelse til å diskutere eller dele informasjon om fysiske personer eller inkassosaker til behandling med deg i åpen chat. Samtalelogger fra åpen chat lagres for at vi skal kunne kategorisere hvilke typer henvendelser vi får og hvilke temaer det stilles spørsmål ved for å kunne forbedre og tilpasse vårt tilbud til deg som bruker av chatten, samt for å kvalitetskontrollere våre egne prestasjoner i samtalene med deg.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) der vi etter en konkret avveining av våre legitime interesser i å behandle samtaleloggene for å utvikle og forbedre våre tjenester har konkludert med at våre interesser overstiger dine personvernrelevante interesser i at slik behandling ikke skal skje.

Alle samtalelogger slettes automatisk seksti (60) dager etter at samtalen ble avsluttet og vil i denne perioden kun være tilgjengelig for det absolutte minimum av ansatte som er nødvendig for å realisere formålet.

3.11 Lydopptak av samtaler

Når du ringer en av våre saksbehandlere, så vil du kunne bli møtt av en automatisk telefonsvarer som informerer om at vi ønsker å ta opp samtalen med det formål å forbedre, utvikle og kvalitetssikre våre saksbehandleres fagkompetanse og kommunikasjonsferdigheter. Etter at ovennevnte informasjon er avspilt, så vil du bli stilt ovenfor spørsmålet om du samtykker til at samtalen tas opp. Om du velger å ikke gi slikt samtykke, så vil det ikke bli gjort noe opptak. Dersom du gir slikt samtykke, så vil det bli gjort et opptak av samtalen. Om du har samtykket til at det tas opptak, men senere ombestemmer deg, så kan du instruere saksbehandleren om å stanse og slette opptaket før samtalen avsluttes. Der samtalen allerede er avsluttet, så kan du ta kontakt med oss på telefon, e-post, chat eller på Mitt Axactor og instruere oss om å slette opptaket.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f) der vi etter en konkret avveining av våre legitime interesser i å behandle lydopptaket for å forbedre, utvikle og kvalitetssikre våre saksbehandleres fagkompetanse og kommunikasjonsferdigheter har konkludert med at våre interesser overstiger dine personvernrelevante interesser i at slik behandling ikke skal skje.

Alle opptak slettes automatisk tretti (30) dager etter at samtalen ble avsluttet og vil i denne perioden kun være tilgjengelig for det absolutte minimum av ansatte som er nødvendig for å realisere formålet.

4. Hvem vi deler personopplysninger med

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det er nødvendig for å oppfylle et av de ovennevnte formålene og det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Det omfatter i hovedsak følgende kategorier av mottakere;

(i) Selskaper i samme konsern som oss, i hovedsak for å håndtere det enkelte inkassooppdraget;

(ii) Tjenesteleverandører av for eksempel juridiske tjenester, agenter, konsulenter og andre rådgivere vi har engasjert for å hjelpe oss med våre forretningsprosesser;

(iii) Domstoler, klageorganer, f.eks. finansklagenemndene, og andre offentlige organer eller myndigheter;

(i) IT-support og andre IT-leverandører som sørger for en effektiv og sikker IT-struktur, f.eks. leverandører av datalagringstjenester, digitale posttjenester, saksbehandlingssystemer og regnskapssystem; og

(ii) Hvis du er jobbsøker; rekrutteringsbyråer eller leverandører som tilbyr tjenester innen kompetanse- og personlighetstesting.

Tredjeparter som behandler personopplysninger på våre vegne kalles databehandlere. Databehandlere som er engasjert av oss har forpliktet seg til å bare behandle personopplysninger i samsvar med våre instrukser og inngått databehandleravtale. Vi er opptatt av at våre databehandlere også tar personvern på alvor og stiller strenge krav til databehandlerne vi benytter.

5. Overføring til land utenfor EU/EØS

Som hovedregel behandles dine personopplysninger innenfor EU/EØS. I enkelte tilfeller er overføring til tredjeland allikevel nødvendig for å utføre oppdraget på en effektiv og forsvarlig måte. Det kan f.eks. være aktuelt i tilfeller hvor vi forfølger et krav i utlandet fordi en skyldner har emigrert eller oppholder seg i utlandet på ubestemt tid. Dersom det i det enkelte tilfellet blir nødvendig å overføre personopplysninger til land utenfor EU/EØS, vil vi sørge for at mottakeren garanterer tilfredsstillende beskyttelse i samsvar med personvernlovgivningen og at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag, som hovedregel ved bruk av EUs standardavtaler for overføring av personopplysninger til tredjeland.

6. Sikkerhet

Personvern og informasjonssikkerhet er en integrert del av vårt internkontrollsystem. Tiltakene vi har innført er av både teknisk og organisatorisk art og skal ivareta opplysningenes integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Vi foretar jevnlige risikovurderinger og vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger. Vi har blant annet, gjennom vår infrastrukturleverandør, inngått avtaler med leverandører av systemer og sikring av tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Våre ansatte er underlagt lovbestemt taushetsplikt med hensyn til håndtering av inkassosaker. Vi har vedtatt en intern IT-instruks som alle våre ansatte må følge når de bruker våre IT-systemer. Vi foretar også jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7. Lagring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Opplysninger som vi ikke lenger har behov for eller er pålagt å lagre i henhold til lov, forskrift eller pålegg fra offentlig myndighet, vil slettes.

7.1 Saksopplysninger

Saksopplysninger knyttet til det enkelte inkassooppdraget slettes eller anonymiseres som hovedregel innen 3 år etter at saken ble avsluttet eller oppdraget ble fullført. Hvis en inkassosak trekkes eller avsluttes uten full betaling, slettes eller anonymiseres opplysningene knyttet til inkassosaken innen 1 år.

Personopplysninger som behandles i forbindelse med administrasjonstjenester for kundefordringer, slettes eller anonymiseres innen 1 år etter at oppdraget er fullført.

Opplysninger om skyldners navn, kontaktinformasjon og personnummer lagres som hovedregel i 3 år etter at den siste saken mot skyldneren er avsluttet. Dette anses nødvendig for å sikre at eventuelle etterfølgende saker er rettet mot riktig person.

Når vi behandler personopplysningene dine for å evaluere en fordring som vi vurderer å kjøpe, behandles opplysningene frem til det er bestemt om vi vil kjøpe fordringen eller ikke.

7.2 Regnskapsopplysninger og kundekontroller

Regnskapslovgivning pålegger oss å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom, normalt 3,5 eller 5 år. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Opplysninger som innhentes for hvitvaskingsformål lagres i 5 år iht. lovpålagt lagringstid.

7.3 Opplysninger basert på samtykke

For personopplysninger som behandles basert på ditt samtykke, lagres slike som hovedregel inntil samtykket trekkes tilbake, f.eks. ved avmelding av våre nyhetsbrev. Helseopplysninger lagres uansett ikke utover 3 år etter at saken er avsluttet eller inkassooppdraget er fullført.

7.4 Opplysninger innhentet for rekrutteringsformål

Personopplysninger som innhentes eller mottas i forbindelse med rekruttering, vil normalt slettes innen 6 måneder, med mindre du har samtykket til videre lagring i spesielle tilfeller. Søkere kan i tillegg selv trekke sin søknad fra rekrutteringsportalen. Dersom du ansattes i stillingen du har søkt på, kan visse opplysninger lagres videre for formål knyttet til ansettelsesforholdet.

8. Profilering og automatiserte beslutninger

Profilering betegner en automatisk behandling av personopplysninger som brukes til å vurdere visse personlige egenskaper hos en fysisk person, spesielt for å analysere eller forutsi for eksempel personens økonomiske situasjon, personlige preferanser og interesser.

Vi og de fleste andre inkassoforetak benytter en inkassoscore som beslutningsstøtte i inndrivingsprosessen, herunder for valg av saksbehandlingsprofil. En inkassoscore er utarbeidet for det formål å forutsi sannsynligheten for positiv løsning av en inkassosak. Input og vekting av elementer i en slik scoremodell omfatter opplysninger om skyldners inntekt, formue, kravets størrelse og art, eventuell panterett eller andre dekningsmuligheter, opplysninger om tidligere behandlede og eventuelle parallelle saker, tid saken har vært til behandling osv. Slik inkassoscoring innebærer «profilering», men produserer ikke en juridisk virkning i personvernreglenes forstand, jf. GDPR art. 22.

Det forekommer ingen automatiserte beslutninger i vår virksomhet som får juridiske konsekvenser eller som påvirker deg i vesentlig grad. Den automatiserte behandlingen som gjøres i forbindelse med våre inkassoaktiviteter endrer ikke din juridiske posisjon, men brukes for å vurdere om mindre inngripende inkassotiltak bør iverksettes. Våre automatiserte behandlinger skjer ved at vi bruker algoritmer for å avgjøre hvilke tiltak som skal settes i verk overfor skyldnere, og på hvilke tidspunkter. Det kan for eksempel bli automatisk avgjort om en skyldner skal bli gjenstand for utleggsforretning, få tilbud om en avbetalingsplan eller bli gjenstand for tvangsinndrivelse. Den automatiserte behandlingen er ikke av en art som «har rettsvirkning for eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker» deg som skyldner, siden den rettslige forpliktelsen til å betale en forfalt fordring (dersom denne er korrekt og ikke bestrides rettslig) allerede foreligger, og du vil bli utsatt for akkurat samme tiltak eller tilbud det være seg om opplysningene behandles automatisk eller manuelt. Dermed er dette bare et spørsmål om moderne arbeidsmetoder. Dine interesser og rettigheter som skyldner er beskyttet gjennom annen lovgivning, for eksempel inkassoloven eller tvangsfullbyrdelsesloven. Prosessene våre er nødvendige for at vi effektivt skal kunne utføre våre oppdrag og vår virksomhet generelt.

Dette betyr at du ikke er gjenstand for profilering eller automatiserte beslutninger som omfattes av forbudet mot slik behandling i GDPR art. 22.

9. Dine rettigheter

Du har visse rettigheter når det gjelder vår behandling av dine personopplysninger. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Informasjon: Du har rett til å få informasjon om hvordan og hvorfor vi behandler dine personopplysninger. Hensikten med denne personvernerklæringen er å gi deg den informasjonen. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.

Innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten vår er til hinder for dette. Du kan også be om en kopi av disse opplysningene. På forespørsel om flere kopier, vil det kreves et rimelig gebyr basert på administrasjonskostnadene. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig, eller at du verifiserer identiteten din på annen måte.

Retting: Du har rett til å be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg, eller be oss om å supplere ufullstendige personopplysninger.

Sletting: Du har under visse omstendigheter rett til å be oss om å slette dine personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette hvis vi er forhindret i å slette på grunn av en lovbestemt lagringsplikt eller dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette. Sistnevnte kan for eksempel være at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Begrensning: I noen tilfeller har du rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger skal begrenses. Det gjelder dersom;

(i) Du bestrider riktigheten av personopplysningene og samtidig ber om at behandlingen stanses i en periode som gjør det mulig for oss å kontrollere riktigheten av personopplysningene.

(ii) Behandlingen er ulovlig, og du motsetter seg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses.

(iii) Vi ikke lenger trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. I så fall kan du for eksempel be om begrensning på den måten at personopplysningene ikke slettes.

Rett til å protestere: Du har rett til å protestere mot vår behandling av dine personopplysninger som har rettslig grunnlag i en allmenn interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e) eller en interesseavveining (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f). Retten til å protestere gjelder ikke for sistnevnte tilfelle dersom det foreligger tvingende berettigede grunner for å fortsette behandlingen og disse går foran dine personverninteresser. Det samme gjelder dersom behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Trekke samtykke tilbake: Hvis du har gitt samtykke til at vi behandler dine personopplysninger, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake ved å rette en henvendelse til oss om dette. Dersom samtykket gjelder mottak av nyhetsbrev, kan du enkelt trekke samtykket ved å trykke på en lenke til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse.

Dataportabilitet: I noen tilfeller har du rett til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til andre tredjeparter. Hvis det er teknisk mulig, vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til tredjeparten.

Klage: Vi tar vi ditt personvern på alvor og er derfor veldig nøye med å forsikre oss om at personopplysningene dine blir behandlet på sikker måte og i tråd med gjeldende personvernlovgivning. Hvis du allikevel mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernlovgivningen ber vi om at du kontakter oss, slik at vi kan forsøke å rette opp i eventuelle brudd. Du har også rett til å klage til Datatilsynet. Se Datatilsynets nettsider for mer informasjon: www.datatilsynet.no.

10. Endringer i personvernerklæringen

Vi utvikler stadig våre tjenester og vil oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside www.axactor.no. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Se gjerne www.datatilsynet.no for mer informasjon om personvernlovgivningen.

Sist endret 14.04.2023